Khi bị mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra thì phải làm thế nào? Doanh nghiệp sẽ bị phạt như thế nào? đó là nỗi lo lắng, trăn trở của nhiều bạn kế toán và doanh nghiệp khi rơi vào trường hợp này.

Dưới đây là hướng dẫn các bạn cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT) bị mất cháy hỏng mới nhất theo Điều 22 Thông tư 64/2013/TT-BTC của Bộ tài Chính ban hành ngày 15/5/2013, quy định xử lý mất, cháy, hỏng hoá đơn GTGT 

1. Nếu Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn GTGT bị mất cháy hỏng (đã lập hoặc chưa lập):

– Lập báo cáo gửi ngay cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, theo mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 64/2013/TT-BTC.

– Hạn nộp chậm nhất không quá 5 ngày kề từ ngày mất. (Nếu ngày cuối cùng là ngày nghỉ thì có thể nộp sang ngày tiếp theo).

2. Nếu người bán hoặc người mua làm mất cháy hỏng liên 2 (hóa đơn đã lập):

– Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc

– Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Chú ý:

– Trong đó ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào,

– Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền),

– Đóng dấu (nếu có) trên biên bản

=> Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

– Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

3. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba:

ví dụ: Bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn, thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.
Quy định xử phạt khi làm mất hóa đơn GTGT:

Theo Nghị Định Số 109/2013/NĐ-CP ban hành ngày 24/09/2013 của chính phủ quy định xử phạt trong lĩnh vực quản lý hóa đơn:

– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn,

+ Trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn.

– Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không khai báo đúng quy định việc mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành.

– Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không khai báo việc làm mất hóa đơn đã mua nhưng chưa lập.

– Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với hành vi cho, bán hóa đơnđặt in chưa phát hành cho tổ chức, cá nhân khác sử dụng.

– Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi cho, bán hóa đơnđã mua nhưng chưa lập.